Operations & Finance Assistant (m/w/d)

Role Specifications

Finance • Operations • Office Management • Executive Support Ykone gehört zu den weltweit führenden Agenturen im Bereich Influencer Marketing, Creator Economy und Social Media mit Standorten in München, Paris, Mailand, London, Dubai und weiteren internationalen Märkten. Seit über 13 Jahren entwickeln wir kreative und kulturell relevante Kampagnen für globale Marken aus Beauty, Fashion, Luxury und Lifestyle. Unser Umfeld ist schnell, dynamisch und international, kein Tag ist wie der andere. Deshalb suchen wir Menschen, die Lust haben, Verantwortung zu übernehmen, mit uns zu wachsen und Teil eines ambitionierten Teams zu werden. Aufgaben Du unterstützt unser Finance-, Operations- und Leadership-Team im täglichen Geschäft und sorgst dafür, dass Prozesse zuverlässig, strukturiert und effizient laufen. Dabei übernimmst du sowohl organisatorische und administrative Aufgaben als auch klassische Finance- und Office-Themen. Du bist organisiert, lernbereit und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick. Wichtig ist uns nicht, dass du schon alles perfekt kannst. Wichtiger ist: dass du motiviert bist, dich weiterzuentwickeln, Verantwortung zu übernehmen und Dinge eigenständig zu lösen. Finance & Operations Prüfung und Validierung eingehender Rechnungen sowie Erstellung und Versand ausgehender Rechnungen Pflege von Daten und Abrechnungen in Salesforce und weiteren Tools Unterstützung bei Monatsabschlüssen und Finance-Prozessen Kontrolle und Nachverfolgung offener Zahlungen Strukturierte Ablage und Organisation von Unterlagen Verwaltung und Abrechnung von Reisekosten HR & People Operations Unterstützung bei der Vorbereitung und Verwaltung von Mitarbeiterverträgen Organisation und Koordination des Onboardings neuer Mitarbeiter Koordination von Arbeitsmitteln und Zugängen Unterstützung bei HR-Administration, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung Office & Executive Support Organisation und Koordination des Münchner Standorts Bestellung und Verwaltung von Office-Materialien und Equipment Verwaltung von Post, Paketen und Kurierdiensten Unterstützung bei administrativen Aufgaben für die Geschäftsführung Kommunikation mit Ämtern, Dienstleistern und externen Partnern Empfang und Betreuung von Gästen und Partnern Qualifikation Erste Berufserfahrung im Bereich Office, Operations, Finance, HR oder Assistenz Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise Organisationstalent und Eigeninitiative Freude daran, neue Dinge zu lernen Sicherer Umgang mit Google Workspace Interesse an digitalen Tools und Prozessen Hands-on-Mentalität und positives Auftreten Motivation, dich weiterzuentwickeln und Teil eines schnell wachsenden Unternehmens zu sein Skills kann man lernen. Mindset nicht. Deshalb suchen wir Menschen, die ambitioniert sind, Verantwortung übernehmen, neugierig bleiben, Dinge hinterfragen, Lösungen finden, Energie ins Team bringen und für ihre Weite

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